Cần những chứng từ gì để tiền lương tháng 13 là chi phí hợp lý?

Thực ra, "tiền lương tháng 13" đó chính là một khoản thưởng Tết cuối năm, một khoản tiền thưởng theo lương của doanh nghiệp trả cho người lao động vì đã làm việc, hoàn thành công việc nhất định trong năm.

Tuy nhiên, doanh nghiệp tính lương tháng 13 của người lao động thường căn cứ tỷ lệ thời gian làm việc thực tế trong năm với mức lương bình quân của cả năm (người làm đủ 12 tháng thì nhận 100% lương, người là 06 tháng thì nhận 50% lương chẳng hạn).

Ngoài ra, tiền lương tháng 13 là tùy thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động, nên không phải doanh nghiệp nào cũng có lương tháng 13. Doanh nghiệp bị lỗ mà vẫn "thưởng" lương tháng 13 thì kế toán cũng khó giải trình với cơ quan thuế.

Tiền lương tháng 13 (nếu có) được đưa vào chi phí doanh nghiệp không?

Theo Điều 103 Luật lao động số 10/2012/QH13 thì tiền thưởng được hiểu là:

- Tiền thưởng là khoản tiền mà doanh nghiệp thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm và mức độ hoàn thành công việc.

- Quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Mặt khác, tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (Mục 2.6) quy định chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng không đủ chứng từ để ghi nhận chi phí hợp lý:

"a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty".

Như vậy, để lương tháng 13 được công nhận chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thì doanh nghiệp phải có các chứng từ sau:

➣ Chứng từ thanh toán lương tháng 13 (Phiếu chi+ký nhận/ chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua thẻ).

➣ Lương tháng 13 được quy định một trong các hồ sơ sau:

+ Hợp đồng lao động,
+ Thoả ước lao động tập thể,
+ Quy chế tài chính,
+ Quy chế thưởng.

Khai thuế TNCN và Hạch toán lương tháng 13 khi nào?

- Tiền lương tháng 13 của năm nào thì phải đưa vào chi phí của năm đó. Đây là dựa vào nguyên tắc Doanh thu phù hợp Chi phí. Kế toán có thể trích trước chi phí lương tháng 13 để phân bổ chi phí phù hợp các tháng/ quý trong năm báo cáo.

- Đối với kê khai và tính thuế TNCN: Nguyên tắc tính thuế là tại thời điểm trả thu nhập. Nên khi chi trả lương tháng 13, tuỳ vào thời điểm chi trả để tính thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động vào năm báo cáo hay năm sau.