Kế toán chi phí bảo hành sản phẩm theo Thông tư 200

Các sản phẩm có thời gian sử dụng lâu dài như ô tô, xe máy, máy tính, điện thoại,… được bán ra đi kèm với điều kiện bảo hành. Trong thời hạn bảo hành của sản phẩm nếu xảy ra hư hỏng thì người bán sẽ thực hiện sửa chữa hoặc đổi mới sản phẩm cho người mua. Theo nghiên cứu gần đây thì chi phí bảo hành sản phẩm bằng khoảng 1,4% – 11% lợi nhuận của công ty. Các khoản nợ về bảo hành sản phẩm không chỉ là công cụ để bảo hiểm, dự phòng rủi ro mà nó còn truyền tải tín hiệu về kết quả trong tương lai của công ty, và nó là công cụ để các nhà quản lý thực hiện các hành vi quản trị lợi nhuận.
Khoảng thời gian liên quan đến việc bảo hành có thể dàn trải ra hai kỳ kế toán hoặc nhiều hơn. Theo nguyên tắc phù hợp thì công ty cần ghi nhận chi phí bảo hành trong kỳ thực hiện bán hàng. Có ba phương pháp để kế toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: (1) Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích; (2) Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh; và (3) Phương pháp bán riêng bảo hành.
Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích
Theo phương pháp dồn tích, công ty ghi nhận chi phí bảo hành và khoản nợ ước tính cho việc thực hiện bảo hành trong tương lai vào kỳ bán hàng. Phương pháp này dựa trên giả định rằng công ty đưa ra chính sách bảo hành để thúc đẩy doanh số, và do đó chi phí bảo hành ước tính cần được ghi nhận để phù hợp với các khoản doanh thu này.
Ví dụ: Công ty HD bắt đầu sản xuất và đưa ra thị trường một dòng xe ô tô mới từ tháng 1/2015 với chính sách bảo hành là sẽ sữa chữa miễn phí (cả phụ tùng thay thế và tiến công, ngoại trừ các phụ tùng cần thay thế do hao mòn tự nhiên) trong vòng 3 năm hoặc 100.000 km, tuỳ theo điều kiện nào đến trước. Trong năm 2015 công ty đã bán được 1.000 xe với giá bán 1.200.000.000 đ/xe, thuế tiêu thụ đặc biệt là 50%, thuế GTGT 10%, giá vốn 600.000.000 đ/xe. Bằng kinh nghiệm của mình công ty ước tính rằng 2% xe sẽ hỏng nặng với chi phí ước tính cho việc sửa chữa là 50.000.000 đ/xe, và 5% xe sẽ hỏng nhẹ với chi phí sửa chữa chữa ước tính 10.000.000 đ/xe. Trong năm 2015 công ty đã phát sinh chi phí bảo hành là 400.000.000 đồng.
Chi phí bảo hành ước tính cho số xe tiêu thụ năm 2015 là:
1.000 x 2% x 50.000.000 + 1.000 x 5% x 20.000.000 = 2.000.000.000 đ.
Các bút toán mà công ty phản ánh việc bán xe từ 4-12/2015 như sau:
Phản ánh doanh thu bán xe:
Nợ TK 111, 112, 131 1.280.000.000.000
Có TK 5112 800.000.000.000
Có TK 3332 400.000.000.000
Có TK 33311 80.000.000.000
Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632 600.000.000.000
Có TK 155 600.000.000.000
Trích trước chi phí bảo hành:
Nợ TK 641 2.000.000.000
Có TK 3521 2.000.000.000
Chi phí bảo hành phát sinh:
Nợ TK 3521 400.000.000
Có TK 154, 152, 334, 331, 336 400.000.000
Trên Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2015, công ty báo cáo chi phí bảo hành đối với số sản phẩm đã bán năm 2015 là 2.000.000.000. Trên Bảng cân đối kế toán năm 2015, số dư Có TK 3521 cho dòng xe này là 1.600.000.000 sẽ được trình bày ở phần Nợ ngắn hạn hay dài hạn? Giả sử công ty ước tính chi phí bảo hành cho số xe đã bán năm 2015 sẽ phát sinh trong năm 2016 là 500.000.000 đ, năm 2017 là 600.000.000 đ, năm 2018 là 500.000.000 đ. Trong trường hợp này công ty sẽ trình bày ở phần Nợ ngắn hạn là 500.000.000 đ tương ứng với khoản nợ bảo phải thực hiện năm 2016, 1.100.000.000 đ ở phần Nợ dài hạn tương ứng với khoản nợ bảo hành phải thực hiện năm 2017, 2018.
Năm 2016, khi phát sinh chi phí bảo hành liên quan đến 1.000 chiếc xe đã bán trong năm 2015 công ty HD ghi:
Nợ TK 3521 500.000.000
Có TK 154, 152, 334, 331, 336 500.000.000
Phương pháp bán khoản bảo hành
Nhiều công ty bán khoản gia hạn bảo hành ngoài thời hạn bảo hành cơ bản. Chẳng hạn các công ty xe hơi hay công ty sản xuất máy tính có thể bán khoản gia hạn bảo hành 1 năm hoặc 2 năm với một số tiền nhất định, và thông thường khoản gia hạn bảo hành này nếu khách hàng mua ngay khi mua sản phẩm thì giá sẽ thấp hơn khi mua khoản gia hạn bảo hành sau đó. Trong trường hợp khi bán sản phẩm, hàng hoá mà có kèm thêm bán khoản gia hạn bảo hành thì công ty áp dụng phương pháp bán khoản bảo hành và ghi nhận riêng rẽ doanh thu của sản phẩm, hàng hoá và khoản gia hạn bảo hành.
Ví dụ: Giả sử công ty HD ở trên có gói gia hạn bảo hành 2 năm hoặc 50.000 km tùy theo điều kiện nào đến trước cho dòng xe mới của mình khi khách hàng mua xe với giá 12.000.000 đ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Nếu khách hàng mua khoản gia hạn này thì sau khi hết thời hạn bảo hành tiêu chuẩn, khách hàng sẽ được công ty tiếp tục bảo hành miễn phí trong thời gian 2 năm (hoặc 50.000 km tùy theo điều kiện nào đến trước).
Giả sử tháng 1/2015 có một khách hàng mua một chiếc xe và mua kèm thêm gói gia hạn bảo hành thì các bút toán hạch toán về doanh thu, giá vốn như sau:
Phản ánh doanh thu bán xe:
Nợ TK 111, 112, 131 1.291.200.000
Có TK 5112 800.000.000
Có TK 3332 400.000.000
Có TK 3387 12.000.000
Có TK 33311 81.200.000
Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632 600.000.000
Có TK 155 600.000.000
Các bút toán hạch toán về các chi phí bảo hành tiêu chuẩn vẫn tương tự như ở trên.
Cuối năm 2015 khi lập Báo cáo tài chính, khoản doanh thu chưa thực hiện về bảo hành gia hạn được trình bày ở phần Nợ dài hạn vì thời hạn thực hiện nghĩa vụ này trên 12 tháng.
Do dịch vụ bảo hành gia hạn chỉ thực hiện vào năm 2018 và 2019 nên khi lập Báo cáo tài chính năm 2017 kế toán trình bày doanh thu chưa thực hiện của khoản gia hạn bảo hành ở phần Nợ ngắn hạn 6.000.000 đ và Nợ dài hạn là 6.000.000 đ.
Khoản doanh thu chưa thực hiện của gói gia hạn bảo hành này sẽ được phân bổ theo phương pháp đường thẳng trừ khi có phương pháp khác hợp lý hơn. Cuối năm 2018 công ty hạch toán doanh thu:
Nợ TK 3387 6.000.000
Có TK 5113 6.000.000
Các chi phí phát sinh cho gói bảo hành gia hạn của khách hàng này năm 2018 là 4.000.000 đ kế toán kết chuyển vào giá vốn:
Nợ TK 632 4.000.000
Có TK 154, 331,.. 4.000.000
Khi lập Báo cáo tài chính năm 2018, khoản doanh thu chưa thực hiện của khoản gian hạn bảo hành còn lại của khách hàng này 6.000.000 đ được trình bày ở phần Nợ ngắn hạn.
Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh
Theo phương pháp tiền mặt có điều chỉnh, công ty ghi nhận chi phí bảo hành là chi phí trong kỳ phát sinh việc sửa chữa sản phẩm phải bảo hành. Như vậy phương pháp này ghi nhận chi phí bảo hành vào chi phí của kỳ sửa chữa chứ không phải kỳ thực hiện bán hàng. Do vậy phương pháp này không tuân thủ nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Như vậy theo nguyên lý kế toán thì phương pháp này là không hợp lý. Trong thực hành kế toán thì phương pháp này có thể được áp dụng trong các trường hợp:
Đứng trên quan điểm lợi ích/chi phí, khi thời gian bảo hành tương đối ngắn thì việc trích trước chi phí bảo hành ước tính là không cần thiết. Chẳng hạn cửa hàngA bán điện thoại thông minh đã qua sử dụng áp dụng thời gian bảo hành là 1 tháng cho tất cả các sản phẩm bán ra. Vì thời gian bảo hành tương đối ngắn nên nghĩa vụ nợ bảo hành tại thời điểm lập báo cáo không lớn, công ty không cần thiết phải trích trước chi phí bảo hành khi bán hàng mà hạch toán vào chi phí khi phát sinh.
Khi phát sinh chi phí bảo hành, kế toán ghi:
Nợ TK 641
Có TK 152, 334,111,…
Công ty không thể ước tính một cách đáng tin cậy về giá trị nghĩa vụ bảo hành tại thời điểm bán hàng. Giả sử công ty B mới đi vào hoạt động từ 1/1/2015, công ty sản xuất một loại sản phẩm mới và bán chúng với thời hạn bảo hành là 1 năm. Tuy nhiên công ty không có các thông tin đáng tin cậy để ước tính về giá trị của nghĩa vụ bảo hành phát sinh. Trong trường hợp này công ty không trích trước chi phí bảo hành khi bán hàng mà hạch toán vào chi phí khi thực sự phát sinh chi phí bảo hành.
Như vậy có ba phương pháp khác nhau để kế toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: (1) Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích; (2) Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh; và (3) Phương pháp bán riêng bảo hành. Việc lựa chọn phương pháp nào phù hợp là tuỳ thuộc vào bản chất của khoản bảo hành (bảo hành tiêu chuẩn – bảo hành gốc hay bảo hành gia hạn) và thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.
Phương pháp tiền mặt có điều chỉnh rất đơn giản nhưng chỉ phù hợp với các sản phẩm có thời gian bảo hành ngắn hoặc khi không thể ước tính một cách đáng tin cậy vệ độ lớn của nghĩa vụ bảo hành.
Phương pháp chi phí bảo hành dồn tích đảm bảo nguyên tắc phù hợp trong kế toán và theo đó, chi phí bảo hành được ghi nhận vào chi phí của kỳ bán hàng thông qua việc trích trước.
Phương pháp bán khoản bảo hành được áp dụng khi khoản bảo hành được bán thêm ngoài khoản bảo hành tiêu chuẩn, và khi đó công ty sẽ hoãn lại khoản doanh thu dịch vụ bảo hành bán thêm để ghi nhận vào kỳ mà dịch vụ bảo hành này được thực hiện.